प्रश्न : राजकाज पोर्टल पर बनाई गए ड्राफ्ट लेटर/ई फाइल पर डिजिटल साइन केसे करे?
उत्तर : डिजिटल हस्ताक्षर करने से पहले निम्न बिंदु ध्यान रखने योग्य बातें :
- ड्राफ्ट लेटर को वर्ड फाइल में ही ई फाइल में अपलोड करना है । पीडीएफ में डिजिटल हस्ताक्षर सही नही होगे । पीडीएफ फाइल में राजकाज के रिफ्रेंस नंबर नहीं आयेगे इसलिए वर्ड फाइल ही अपलोड करें।
- वर्ड फाइल में किसी प्रकार का Footer नही होगा चाहिए । ना ही किसी प्रकार की एडिट हो । जिससे यह होगा कि आपके डिजिटल हस्ताक्षर उस footer पर आ जायेगे जो सही दिखाई नही देगे ।
- जो आप लेटर बना रहे है तो वर्ड लेटर को नाम से सेव करें , जिससे आपको जिस फाइल पर हस्ताक्षर करना है जल्दी मिल जायेगी ।
- वर्ड लेटर में एक आदेश कि एक ही वर्ड फाइल सेव करनी है या बनानी है , जिससे आप जिस फाइल पर हस्ताक्षर करना चाहते हो उस फाइल पर ही हस्ताक्षर होगे।
- यह प्वाइंट बहुत महत्वपूर्ण है – यदि एक लेटर पर ऑनलाइन डिजिटल हस्ताक्षर हो जाते है तो पुनः डिलीट/Remove करना संभव नहीं होगा ।
(जैसे : कोई लेटर लेखा अनुभाग का था और गलती से स्थापना वाले लेटर पर डिजिटल हस्ताक्षर हो गए तो उसको नही हटाया जा सकता है ना ही फाइल को हटा सकते है ना ही move कर सकते है जिस प्रकार ऑफलाइन फाइल में दस्तावेज लगाते है वैसे ही ऑनलाइन में भी वैसे ही कार्य करना है)
राजकाज पोर्टल पर डिजिटल हस्ताक्षर प्रोसेस :
1. सबसे पहले राजकाज पोर्टल के डैशबोर्ड पर जाना है उसमे आपको इनबॉक्स पर क्लिक कर ई फाइल वाले ऑप्शन से आपके चार्ज से समधीत जो फाइल बनाई है उस फाइल को ओपन करे । या आप सर्च कर के भी फाइल को देख सकते है । इस कार्य में किसी प्रकार की लापरवाही नही करे, आराम से फाइल देख के क्लीक करे।
2.फाइल पर क्लिक करने के बाद ऑप्शन वाले साइट क्लिक कर ड्राफ्ट पर जाए ।
उसमे आपको 2 (ऑप्शन) दिखाई देगे ।
- Online DFA
- Offline DFA
Online Dfa : यदि आप ऑनलाइन पर क्लिक करते है तो नीचे की तरफ एक ऑप्शन और दिखाई देगा ।
ड्राफ्ट टाइप : इस ऑप्शन में आपको फाइल कॉम्टेट टेम्पलेट पर क्लिक करते हुए , Perpead Dfa पर ही करते ही न्यू ऑप्शन खुलेगा , उसमें आपको गूगल हिंदी कीबोर्ड के माध्यम से ड्राफ्ट तैयार कर डिजिटल हस्ताक्षर किए जा सकते है ।
Offline DFA :
ऑफलाइन पर क्लिक करने पर एक ऑप्शन खुलेगा उसमें आपको Attach File (File – Doc/Docx) में आपको Browse कर आप द्वारा बनाया गया ड्राफ्ट लेटर उस जगह अपलोड करना है। जिस नाम से आपने फाइल नाम रखा है वह नीचे की तरफ दिखाई देगी। Max file 50 MB तक UPLOAD DFA कर अपलोड कर देवे ।
3. अब अपलोड की गई फाइल नीचे सारणी के अनुसार नेमवाइज दिखाई देगी । यदि आप Approved कार्यालय अधिकारी है तो आप Approved कर डिजिटल हस्ताक्षर कर देवे ।
4. यदि आप कार्यालय अधिकारी नहीं है तो आप उस फाइल को सिलेक्ट कर राइट हैंड की तरफ Sent To Anyone पर क्लिक कर Employee Search में my Office पर सिलेक्ट कर ऐड लिस्ट में ऐड कर देवे । फिर कार्यालय अधिकारी को सिलेक्ट कर Procssed पर क्लिक कर देवे ।
5. पुनः कार्यालय अधिकारी की एसएसओ आई डी ओपन कर उसके बाद राजकाज पोर्टल में जाकर इनबॉक्स में ई फाइल में आप द्वारा बनाई गई फाइल को देख कर Approve कर signature में आधार ओटीपी या Dse के माध्यम से डिजिटल हस्ताक्षर कर उस ऑर्डर या पत्र को डाउनलोड कर लेवे .
Note: इस प्रक्रिया को पूर्ण रूप से सावधानी पूर्वक बनाई गए है फिर भी कोई कमी पाई जाती है तो उच्च अधिकारी के आदेशों की पालना की जावे ।
RAJKAJ PORTAL LINK :-https://rajkaj.rajasthan.gov.in/